Mein Postfach ist voll: Was nun?

Ein volles Postfach weist neue Nachrichten ab: Der Absender bekommt eine Fehlermeldung mit mailbox full oder quota exceeded zurück, und Sie selbst merken davon nichts. Platz schaffen Sie am schnellsten, indem Sie zuerst den Papierkorb und den Spam-Ordner leeren und danach die größten Nachrichten mit Anhängen aus dem Posteingang und aus den gesendeten Elementen löschen oder lokal archivieren. Sobald wieder Platz ist, kommen neue E-Mails wieder an.

Woran Sie erkennen, dass Ihr Postfach voll ist

• Der Absender bekommt seine Nachricht zurück. In der Meldung steht meistens 552 5.2.2 Mailbox full, Quota exceeded oder User is over quota. Beginnt der Code mit einer 4, zum Beispiel 452 4.2.2, ist die Ablehnung vorübergehend und der sendende Server versucht es später noch einmal. Beginnt er mit einer 5, wurde die Nachricht endgültig zurückgeschickt.
• Sie empfangen plötzlich nichts mehr, während das Senden noch funktioniert.
• Ihr Mailprogramm kann nichts mehr speichern. Einen Entwurf zu sichern oder eine gesendete Nachricht im Ordner mit den gesendeten Elementen abzulegen schlägt fehl, denn auch das braucht Platz auf dem Server.

Was den Platz belegt

• Anhänge. Ein Postfach, das seit Jahren besteht, läuft nicht durch Text voll, sondern durch das, was daran hängt: Rechnungen, Fotos, Präsentationen.
• Gesendete Elemente. Jeder Anhang, den Sie selbst verschickt haben, liegt dort noch einmal. Diesen Ordner räumt fast niemand auf.
• Papierkorb und Spam. Beide zählen mit, solange sie nicht geleert sind.
• Entwürfe und Kopien über IMAP. Alle Ihre Geräte speichern ihre Entwürfe und gesendeten Nachrichten auf dem Server.
• POP3 mit einer Kopie auf dem Server. Wer POP3 nutzt, holt die E-Mails vom Server ab und sollte kein Problem haben, es sei denn, die Einstellung, eine Kopie auf dem Server zu belassen, ist aktiv. Das ist die häufigste Ursache für ein volles Postfach bei jemandem, der dachte, das könne gar nicht passieren.

Aufräumen im Webmail

Fangen Sie im Webmail an. Dort arbeiten Sie direkt auf dem Server, auch wenn Ihr Mailprogramm nicht mehr synchronisieren will.

1. Melden Sie sich mit Ihrer vollständigen E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort im Webmail an.
2. Leeren Sie den Papierkorb und den Spam-Ordner.
3. Öffnen Sie den Posteingang und sortieren Sie nach Größe, die schwersten Nachrichten zuoberst.
4. Speichern Sie die Anhänge, die Sie noch brauchen, auf Ihrem Computer und löschen Sie die Nachrichten.
5. Tun Sie dasselbe im Ordner mit den gesendeten Elementen.
6. Leeren Sie den Papierkorb noch einmal. Gelöschte Nachrichten wandern zuerst dorthin und belegen bis dahin weiterhin Platz.

Aufräumen in Outlook

1. Sortieren Sie die Nachrichtenliste nach Größe: Klicken Sie über der Liste auf die aktuelle Sortierung, meistens das Datum, und wählen Sie Größe.
2. Im klassischen Outlook finden Sie unter Datei bei den Tools die Funktion zum Bereinigen des Postfachs. Dort suchen Sie alle Nachrichten oberhalb einer bestimmten Größe.
3. Löschen Sie, was weg darf, auch in den gesendeten Elementen, und leeren Sie danach den Ordner Gelöschte Elemente.

Aufräumen in Apple Mail

1. Wählen Sie im Menü Darstellung den Punkt Sortieren nach und danach Größe.
2. Löschen Sie die schwersten Nachrichten, auch im Ordner mit den gesendeten Nachrichten.
3. Wählen Sie im Menü Postfach den Befehl Gelöschte Objekte löschen und leeren Sie danach über dasselbe Menü den Ordner für unerwünschte Werbung.

Archivieren statt wegwerfen

Alte E-Mails, die Sie aufbewahren müssen, brauchen nicht auf dem Server zu bleiben. Ein Archivordner in Ihrem normalen Postfach hilft nicht: Er liegt genauso auf dem Server und zählt mit. Ein lokaler Ordner hilft sehr wohl.

• Outlook: Legen Sie eine Outlook-Datendatei (pst) an und ziehen Sie die alten Ordner oder Jahrgänge dorthin.
• Apple Mail: Legen Sie ein neues Postfach an, wählen Sie als Ort den Mac selbst statt des Mail-Accounts und bewegen Sie die Nachrichten dorthin.

Ein solches lokales Archiv liegt nur noch auf Ihrem Computer und ist nicht im Backup Ihres Hostings enthalten. Nehmen Sie es deshalb in das Backup Ihres Computers auf. Legen Sie auch fest, wie lange Sie E-Mails aufbewahren: Alles unbegrenzt zu behalten ist keine Strategie.

Wann ein größeres Paket der richtige Schritt ist

Der Platz für Ihre E-Mails gehört zu Ihrem Hosting-Paket. Ist das Postfach wenige Monate nach dem Aufräumen und Archivieren wieder voll, ist ein größeres Paket ehrlicher, als jeden Monat aufzuräumen. Die Pakete finden Sie bei den Hosting-Preisen; was zu E-Mail auf Ihrer eigenen Domain gehört, lesen Sie unter E-Mail-Hosting. Läuft nicht nur Ihr Postfach, sondern Ihr ganzes Hosting voll, lesen Sie was passiert, wenn Ihr Hosting voll ist.

Häufige Fehler

• Nachrichten löschen und den Papierkorb vergessen. Dann wird kein einziges Byte frei.
• POP3 auf dem Telefon und IMAP auf dem Computer. Das Telefon holt die E-Mails weg oder lässt gerade alles liegen, je nachdem, ob ein einziges Häkchen gesetzt ist. Richten Sie jedes Gerät auf dieselbe Weise ein: siehe E-Mail auf iPhone oder Android einrichten.

Häufig gestellte Fragen

Kommt die abgewiesene E-Mail doch noch an, wenn ich Platz schaffe?

Nur wenn die Ablehnung vorübergehend war und der Server des Absenders es noch einmal versucht. Eine Nachricht, die endgültig zurückgeschickt wurde, muss der Absender erneut senden.

Warum ist mein Postfach voll, obwohl mein Posteingang fast leer ist?

Weil alle Ordner mitzählen. Schauen Sie in die gesendeten Elemente, den Papierkorb, den Spam-Ordner, die Entwürfe und die Archivordner, die Sie irgendwann selbst angelegt haben.

Wie verhindere ich, dass es wieder passiert?

Zeigt Ihr Webmail oder Ihr Mailprogramm an, wie viel Platz belegt ist, schauen Sie ab und zu darauf und räumen Sie bei etwa achtzig Prozent auf. Besser selbst rechtzeitig eingreifen als ein Kunde, der sagt, seine E-Mail sei zurückgekommen.

Klappt es nicht?

Können Sie sich nicht mehr im Webmail anmelden oder bleibt das Postfach nach dem Aufräumen voll, melden Sie sich über Kontakt bei uns, mit der E-Mail-Adresse und der Fehlermeldung, die der Absender bekommen hat.