La mia casella di posta è piena: e adesso?

Una casella di posta piena rifiuta i nuovi messaggi: il mittente riceve indietro un errore con mailbox full o quota exceeded, e tu non ti accorgi di nulla. Il modo più rapido per liberare spazio è svuotare prima il cestino e la cartella dello spam, e poi eliminare o archiviare in locale i messaggi più pesanti con allegati, sia nella posta in arrivo sia nella posta inviata. Appena c'è di nuovo spazio, la posta riprende ad arrivare.

Come capire che la casella è piena

• Il mittente si vede tornare indietro il messaggio. Nell'avviso compare di solito 552 5.2.2 Mailbox full, Quota exceeded oppure User is over quota. Se il codice inizia con 4, per esempio 452 4.2.2, il rifiuto è temporaneo e il server del mittente riprova più tardi. Se inizia con 5, il messaggio è stato respinto in modo definitivo.
• All'improvviso non ricevi più nulla, mentre l'invio funziona ancora.
• Il programma di posta non riesce più a salvare niente. Salvare una bozza o mettere un messaggio inviato nella cartella della posta inviata non riesce, perché anche questo richiede spazio sul server.

Che cosa occupa lo spazio

• Gli allegati. Una casella che ha anni non si riempie di testo ma di ciò che ci è attaccato: fatture, foto, presentazioni.
• La posta inviata. Ogni allegato che hai spedito tu si trova lì una seconda volta. È una cartella che quasi nessuno ripulisce.
• Cestino e spam. Contano entrambi finché non vengono svuotati.
• Bozze e copie via IMAP. Tutti i tuoi dispositivi salvano le bozze e i messaggi inviati sul server.
• POP3 con una copia sul server. Chi usa POP3 scarica la posta dal server e non dovrebbe avere problemi, a meno che sia attiva l'opzione che conserva una copia sul server. È la causa più frequente di una casella piena in chi pensava fosse impossibile.

Fare pulizia nella webmail

Comincia dalla webmail. Lì lavori direttamente sul server, anche quando il programma di posta non vuole più sincronizzare.

1. Accedi alla webmail con il tuo indirizzo e-mail completo e la tua password.
2. Svuota il cestino e la cartella dello spam.
3. Apri la posta in arrivo e ordina per dimensione, con i messaggi più pesanti in cima.
4. Salva sul computer gli allegati che ti servono ancora ed elimina i messaggi.
5. Fai lo stesso nella cartella della posta inviata.
6. Svuota di nuovo il cestino. I messaggi eliminati finiscono prima lì e fino a quel momento continuano a occupare spazio.

Fare pulizia in Outlook

1. Ordina l'elenco dei messaggi per dimensione: fai clic sopra l'elenco sull'ordinamento attuale, di solito la data, e scegli la dimensione.
2. Nell'Outlook classico trovi sotto File, tra gli strumenti, la funzione per la pulizia della cassetta postale. Lì cerchi tutti i messaggi sopra una certa dimensione.
3. Elimina ciò che può sparire, anche nella posta inviata, e poi svuota la cartella Posta eliminata.

Fare pulizia in Apple Mail

1. Nel menu Vista scegli Ordina per e poi l'ordinamento per dimensione.
2. Elimina i messaggi più pesanti, anche nella cartella dei messaggi inviati.
3. Nel menu Casella scegli la voce che svuota definitivamente gli elementi eliminati e poi quella che svuota la posta indesiderata.

Archiviare invece di buttare

La vecchia posta che devi conservare non deve per forza restare sul server. Una cartella d'archivio nella tua normale casella non aiuta: sta comunque sul server e conta. Una cartella locale invece sì.

• Outlook: crea un file di dati di Outlook (pst) e trascina lì le vecchie cartelle o le annate.
• Apple Mail: crea una nuova casella scegliendo come posizione il Mac stesso invece dell'account di posta, e sposta lì i messaggi.

Un archivio locale di questo tipo si trova soltanto sul tuo computer e non rientra nel backup del tuo hosting. Includilo quindi nel backup del computer. Stabilisci anche per quanto tempo conservi la posta: tenere tutto all'infinito non è una strategia.

Quando un pacchetto più grande è il passo giusto

Lo spazio per la posta fa parte del tuo pacchetto di hosting. Se pochi mesi dopo la pulizia e l'archiviazione la casella è di nuovo piena, un pacchetto più grande è una soluzione più onesta che fare pulizia ogni mese. I pacchetti sono elencati nei prezzi dell'hosting; che cosa comprende la posta sul tuo dominio lo leggi in hosting e-mail. Se a riempirsi non è solo la posta ma tutto l'hosting, leggi che cosa succede quando l'hosting è pieno.

Errori frequenti

• Eliminare i messaggi e dimenticare il cestino. Così non si libera nemmeno un byte.
• POP3 sul telefono e IMAP sul computer. Il telefono porta via la posta oppure lascia tutto dov'è, a seconda di una sola casella di spunta. Configura ogni dispositivo allo stesso modo: vedi configurare l'e-mail su iPhone o Android.

Domande frequenti

Se libero spazio, la posta rifiutata arriva lo stesso?

Solo se il rifiuto era temporaneo e il server del mittente sta ancora riprovando. Un messaggio respinto in modo definitivo deve essere inviato di nuovo dal mittente.

Perché la mia casella è piena se la posta in arrivo è quasi vuota?

Perché contano tutte le cartelle. Guarda nella posta inviata, nel cestino, nello spam, nelle bozze e nelle cartelle d'archivio che hai creato tu in passato.

Come evito che succeda di nuovo?

Se la webmail o il programma di posta mostra quanto spazio è occupato, dagli un'occhiata ogni tanto e fai pulizia intorno all'ottanta per cento. Meglio intervenire per tempo che sentirsi dire da un cliente che la sua mail è tornata indietro.

Non ci riesci?

Se non riesci più ad accedere alla webmail o se la casella resta piena dopo la pulizia, faccelo sapere tramite contatto, indicando l'indirizzo e-mail e il messaggio di errore ricevuto dal mittente.