Moja skrzynka jest pełna: co teraz?

Pełna skrzynka odrzuca nowe wiadomości: nadawca dostaje zwrotkę z komunikatem mailbox full albo quota exceeded, a Państwo niczego nie zauważają. Miejsce najszybciej zwalnia się tak: najpierw opróżnić kosz i folder ze spamem, a potem usunąć albo zarchiwizować lokalnie największe wiadomości z załącznikami, zarówno z odebranych, jak i z wysłanych. Gdy tylko pojawi się miejsce, nowa poczta znów zacznie przychodzić.

Po czym poznać, że skrzynka jest pełna

• Nadawca dostaje swoją wiadomość z powrotem. W takiej zwrotce zwykle widnieje 552 5.2.2 Mailbox full, Quota exceeded albo User is over quota. Jeśli kod zaczyna się od 4, na przykład 452 4.2.2, odmowa jest tymczasowa i serwer nadawcy spróbuje ponownie później. Jeśli zaczyna się od 5, wiadomość została odesłana ostatecznie.
• Nagle przestają Państwo cokolwiek dostawać, choć wysyłanie nadal działa.
• Program pocztowy nie może już niczego zapisać. Zapisanie wersji roboczej albo odłożenie wysłanej wiadomości do folderu wysłanych kończy się błędem, bo to także wymaga miejsca na serwerze.

Co zajmuje miejsce

• Załączniki. Wieloletnia skrzynka zapełnia się nie przez tekst, lecz przez to, co jest do niego dołączone: faktury, zdjęcia, prezentacje.
• Wysłane. Każdy załącznik, który sami Państwo wysłali, leży tam po raz drugi. Tego folderu prawie nikt nie sprząta.
• Kosz i spam. Jedno i drugie się liczy, dopóki nie zostanie opróżnione.
• Wersje robocze i kopie przez IMAP. Wszystkie Państwa urządzenia trzymają wersje robocze i wysłane wiadomości na serwerze.
• POP3 z kopią na serwerze. Kto korzysta z POP3, pobiera pocztę z serwera i nie powinien mieć problemu, chyba że włączona jest opcja pozostawiania kopii na serwerze. To najczęstsza przyczyna pełnej skrzynki u kogoś, kto sądził, że to niemożliwe.

Porządki w webmailu

Proszę zacząć od webmaila. Tam pracują Państwo bezpośrednio na serwerze, także wtedy, gdy program pocztowy nie chce się już synchronizować.

1. Zalogować się do webmaila pełnym adresem e-mail i hasłem.
2. Opróżnić kosz i folder ze spamem.
3. Otworzyć odebrane i posortować według rozmiaru, tak by najcięższe wiadomości były na górze.
4. Zapisać na komputerze załączniki, które są jeszcze potrzebne, i usunąć wiadomości.
5. Zrobić to samo w folderze wysłanych.
6. Ponownie opróżnić kosz. Usunięte wiadomości trafiają najpierw tam i do tego czasu nadal zajmują miejsce.

Porządki w Outlooku

1. Posortować listę wiadomości według rozmiaru: kliknąć nad listą bieżące sortowanie, zwykle datę, i wybrać Rozmiar.
2. W klasycznym Outlooku w menu Plik, wśród narzędzi, znajduje się Oczyszczanie skrzynki pocztowej. Tam można wyszukać wszystkie wiadomości powyżej określonego rozmiaru.
3. Usunąć to, co zbędne, także w folderze Elementy wysłane, a potem opróżnić folder Elementy usunięte.

Porządki w Apple Mail

1. W menu Widok wybrać sortowanie według wielkości.
2. Usunąć najcięższe wiadomości, także w skrzynce z wysłanymi.
3. W menu Skrzynka wybrać Wymaż usunięte rzeczy, a następnie Wymaż niechcianą pocztę.

Archiwizować zamiast wyrzucać

Stara poczta, którą muszą Państwo zachować, nie musi leżeć na serwerze. Folder archiwum w zwykłej skrzynce nie pomoże: on też jest na serwerze i też się liczy. Pomoże folder lokalny.

• Outlook: utworzyć plik danych programu Outlook (pst) i przeciągnąć do niego stare foldery albo całe roczniki.
• Apple Mail: utworzyć skrzynkę w sekcji Na moim Macu i przenieść do niej wiadomości.

Takie lokalne archiwum istnieje już tylko na Państwa komputerze i nie wchodzi do kopii zapasowej hostingu. Proszę więc objąć je kopią zapasową komputera. Warto też ustalić, jak długo przechowują Państwo pocztę: trzymanie wszystkiego bez końca to nie strategia.

Kiedy większy pakiet jest właściwym krokiem

Miejsce na pocztę jest częścią pakietu hostingowego. Jeśli kilka miesięcy po porządkach i archiwizacji skrzynka znów jest pełna, większy pakiet jest uczciwszym rozwiązaniem niż comiesięczne sprzątanie. Pakiety znajdą Państwo na stronie ceny hostingu; co wchodzi w skład poczty we własnej domenie, opisuje strona hosting poczty. Jeśli zapełnia się nie tylko poczta, ale cały hosting, proszę przeczytać, co się dzieje, gdy hosting się zapełni.

Częste błędy

• Usunięcie wiadomości i zapomnienie o koszu. Nie zwalnia się wtedy ani jeden bajt.
• POP3 na telefonie, IMAP na komputerze. Telefon zabiera pocztę albo właśnie wszystko zostawia, zależnie od jednego pola wyboru. Każde urządzenie proszę skonfigurować tak samo: zob. jak skonfigurować pocztę na iPhonie lub Androidzie.

Najczęstsze pytania

Czy odrzucona poczta dotrze, gdy zwolnię miejsce?

Tylko wtedy, gdy odmowa była tymczasowa, a serwer nadawcy wciąż ponawia próby. Wiadomość odesłaną ostatecznie nadawca musi wysłać jeszcze raz.

Dlaczego skrzynka jest pełna, skoro w odebranych prawie nic nie ma?

Bo liczą się wszystkie foldery. Proszę zajrzeć do wysłanych, kosza, spamu, wersji roboczych i folderów archiwum, które kiedyś sami Państwo założyli.

Jak zapobiec powtórce?

Jeśli webmail albo program pocztowy pokazuje, ile miejsca jest zajęte, proszę tam co jakiś czas zaglądać i sprzątać przy około osiemdziesięciu procentach. Lepiej zareagować samemu na czas, niż usłyszeć od klienta, że jego wiadomość wróciła.

Nie udaje się?

Jeśli nie mogą się już Państwo zalogować do webmaila albo skrzynka po porządkach nadal jest pełna, prosimy o wiadomość przez kontakt, z adresem e-mail i komunikatem o błędzie, który dostał nadawca.