Ma boîte mail est pleine : que faire ?

Quand votre boîte mail est pleine, elle refuse les nouveaux messages : l'expéditeur reçoit un avis d'erreur mentionnant mailbox full ou quota exceeded, et vous ne remarquez rien. Pour libérer de la place au plus vite, videz d'abord la corbeille et le dossier de courrier indésirable, puis supprimez ou archivez en local les messages les plus lourds, avec leurs pièces jointes, dans votre boîte de réception et dans vos messages envoyés. Dès que la place revient, le courrier arrive à nouveau.

Comment reconnaître une boîte mail pleine

• L'expéditeur voit son message lui revenir. L'avis mentionne le plus souvent 552 5.2.2 Mailbox full, Quota exceeded ou User is over quota. Si le code commence par un 4, par exemple 452 4.2.2, le refus est temporaire et le serveur expéditeur réessaiera plus tard. S'il commence par un 5, le message a été renvoyé définitivement.
• Vous ne recevez soudain plus rien, alors que l'envoi fonctionne encore.
• Votre logiciel de messagerie ne peut plus rien enregistrer. Enregistrer un brouillon ou la copie d'un message envoyé échoue, car cela aussi demande de la place sur le serveur.

Ce qui prend de la place

• Les pièces jointes. Une boîte mail de plusieurs années ne se remplit pas de texte, mais de ce qui y est attaché : factures, photos, présentations.
• Les messages envoyés. Chaque pièce jointe que vous avez envoyée vous-même s'y trouve une seconde fois. Presque personne ne range ce dossier.
• La corbeille et le courrier indésirable. Les deux comptent tant qu'ils n'ont pas été vidés.
• Les brouillons et les copies via IMAP. Tous vos appareils conservent leurs brouillons et leurs messages envoyés sur le serveur.
• POP3 avec une copie sur le serveur. Avec POP3, le courrier est retiré du serveur et le problème ne devrait pas se poser, sauf si l'option qui laisse une copie sur le serveur est activée. C'est la cause la plus fréquente d'une boîte pleine chez qui se croyait à l'abri.

Faire le ménage dans le webmail

Commencez par le webmail. Vous y travaillez directement sur le serveur, même si votre logiciel de messagerie ne synchronise plus.

1. Connectez-vous au webmail avec votre adresse e-mail complète et votre mot de passe.
2. Videz la corbeille et le dossier de courrier indésirable.
3. Ouvrez votre boîte de réception et triez par taille, les messages les plus lourds en haut.
4. Enregistrez sur votre ordinateur les pièces jointes dont vous avez encore besoin, puis supprimez les messages.
5. Faites de même dans le dossier des messages envoyés.
6. Videz à nouveau la corbeille. Les messages supprimés y passent d'abord et occupent encore de la place jusque-là.

Faire le ménage dans Outlook

1. Triez la liste des messages par taille : cliquez au-dessus de la liste sur le tri actuel, généralement la date, et choisissez Taille.
2. Dans Outlook classique, vous trouvez sous Fichier, parmi les outils, la fonction Nettoyer la boîte aux lettres. Vous y recherchez tous les messages qui dépassent une certaine taille.
3. Supprimez ce qui peut l'être, y compris dans les Éléments envoyés, puis videz le dossier Éléments supprimés.

Faire le ménage dans Apple Mail

1. Dans le menu Présentation, choisissez Trier par, puis Taille.
2. Supprimez les messages les plus lourds, y compris dans la boîte des messages envoyés.
3. Dans le menu Boîte aux lettres, choisissez Effacer les éléments supprimés, puis Effacer le courrier indésirable.

Archiver plutôt que jeter

Les anciens messages à conserver n'ont pas besoin de rester sur le serveur. Un dossier d'archives dans votre boîte mail habituelle n'aide pas : il se trouve lui aussi sur le serveur et compte dans le total. Un dossier local, lui, aide vraiment.

• Outlook : créez un fichier de données Outlook (pst) et faites-y glisser les anciens dossiers ou les années écoulées.
• Apple Mail : créez une boîte aux lettres sous Sur mon Mac et déplacez-y les messages.

Cette archive locale ne se trouve que sur votre ordinateur et échappe à la sauvegarde de votre hébergement. Incluez-la donc dans la sauvegarde de votre ordinateur. Convenez aussi d'une durée de conservation : tout garder indéfiniment n'est pas une stratégie.

Quand une formule plus grande est la bonne décision

L'espace réservé à votre courrier fait partie de votre formule d'hébergement. Si la boîte est de nouveau pleine quelques mois après le ménage et l'archivage, une formule plus grande est plus honnête qu'un ménage tous les mois. Les formules figurent sur la page tarifs d'hébergement ; ce qui accompagne le courrier sur votre propre domaine est décrit sur hébergement e-mail. Si tout votre hébergement se remplit, et pas seulement votre courrier, lisez ce qui se passe quand votre hébergement est plein.

Erreurs fréquentes

• Supprimer des messages et oublier la corbeille. Pas un octet n'est alors libéré.
• POP3 sur le téléphone et IMAP sur l'ordinateur. Le téléphone retire le courrier du serveur ou, au contraire, y laisse tout, selon une seule case à cocher. Configurez chaque appareil de la même manière : voir configurer votre e-mail sur iPhone ou Android.

Questions fréquentes

Le courrier refusé arrive-t-il quand même si je libère de la place ?

Uniquement si le refus était temporaire et que le serveur de l'expéditeur réessaie encore. Un message renvoyé définitivement doit être réexpédié par son auteur.

Pourquoi ma boîte mail est-elle pleine alors que ma boîte de réception est presque vide ?

Parce que tous les dossiers comptent. Regardez les messages envoyés, la corbeille, le courrier indésirable, les brouillons et les dossiers d'archives que vous avez créés un jour.

Comment éviter que cela se reproduise ?

Si votre webmail ou votre logiciel de messagerie indique l'espace utilisé, consultez-le de temps en temps et faites le ménage vers quatre-vingts pour cent. Mieux vaut intervenir à temps que d'apprendre par un client que son message lui est revenu.

Ça ne marche pas ?

Si vous ne parvenez plus à vous connecter au webmail ou si la boîte reste pleine après le ménage, faites-le-nous savoir via contact, en indiquant l'adresse e-mail et le message d'erreur reçu par l'expéditeur.