Mijn mailbox zit vol: wat nu?

Een volle mailbox weigert nieuwe berichten: de afzender krijgt een foutmelding terug met mailbox full of quota exceeded, en u merkt zelf niets. Ruimte maakt u het snelst vrij door eerst de prullenbak en de spammap te legen en daarna de grootste berichten met bijlagen uit uw postvak en uw verzonden items te verwijderen of lokaal te archiveren. Zodra er weer plaats is, komt nieuwe mail opnieuw binnen.

Hoe u merkt dat uw mailbox vol zit

• De afzender krijgt zijn bericht terug. In die melding staat meestal 552 5.2.2 Mailbox full, Quota exceeded of User is over quota. Begint de code met een 4, bijvoorbeeld 452 4.2.2, dan is de weigering tijdelijk en probeert de verzendende server het later opnieuw. Begint ze met een 5, dan is het bericht definitief teruggestuurd.
• U ontvangt plots niets meer, terwijl versturen nog wel lukt.
• Uw mailprogramma kan niets meer bewaren. Een concept opslaan of een verzonden bericht in de map met verzonden items zetten mislukt, want ook dat vraagt ruimte op de server.

Wat de ruimte inneemt

• Bijlagen. Een mailbox van jaren loopt niet vol door tekst, wel door wat eraan hangt: facturen, foto's, presentaties.
• Verzonden items. Elke bijlage die u zelf verstuurde, staat daar nog eens. Die map ruimt bijna niemand op.
• Prullenbak en spam. Beide tellen mee zolang ze niet geleegd zijn.
• Concepten en kopieën via IMAP. Al uw toestellen bewaren hun concepten en verzonden berichten op de server.
• POP3 met een kopie op de server. Wie POP3 gebruikt, haalt de mail van de server af en zou geen probleem mogen hebben, tenzij de instelling om een kopie op de server te bewaren aanstaat. Dat is de vaakste oorzaak van een volle mailbox bij iemand die dacht dat het niet kon.

Opruimen in de webmail

Begin in de webmail. Daar werkt u rechtstreeks op de server, ook wanneer uw mailprogramma niet meer wil synchroniseren.

1. Meld u aan bij de webmail met uw volledige e-mailadres en uw wachtwoord.
2. Leeg de prullenbak en de spammap.
3. Open uw postvak en sorteer op grootte, met de zwaarste berichten bovenaan.
4. Bewaar de bijlagen die u nog nodig hebt op uw computer en verwijder de berichten.
5. Doe hetzelfde in de map met verzonden items.
6. Leeg de prullenbak opnieuw. Verwijderde berichten verhuizen eerst daarheen en nemen tot dan nog altijd plaats in.

Opruimen in Outlook

1. Sorteer de berichtenlijst op grootte: klik boven de lijst op de huidige sortering, meestal de datum, en kies Grootte.
2. In de klassieke Outlook vindt u onder Bestand, bij de hulpmiddelen, het onderdeel Postvak opruimen. Daar zoekt u alle berichten boven een bepaalde grootte.
3. Verwijder wat weg mag, ook in de verzonden items, en leeg daarna de map met verwijderde items.

Opruimen in Apple Mail

1. Kies in het menu Weergave voor Sorteer op en daarna voor Grootte.
2. Verwijder de zwaarste berichten, ook in de map met verzonden berichten.
3. Kies in het menu Postbus voor Wis verwijderde onderdelen en daarna voor Wis ongewenste reclame.

Archiveren in plaats van weggooien

Oude mail die u moet bewaren, hoeft niet op de server te blijven staan. Een archiefmap in uw gewone mailbox helpt niet: die staat evengoed op de server en telt mee. Een lokale map helpt wel.

• Outlook: maak een Outlook-gegevensbestand (pst) aan en sleep de oude mappen of jaargangen daarheen.
• Apple Mail: maak een postbus aan onder Op mijn Mac en verplaats de berichten daarheen.

Zo'n lokaal archief staat enkel nog op uw computer en zit niet in de back-up van uw hosting. Neem het dus mee in de back-up van uw computer. Spreek ook af hoelang u mail bewaart: onbeperkt alles bijhouden is geen strategie.

Wanneer een groter pakket de juiste stap is

De ruimte voor uw mail hoort bij uw hostingpakket. Zit de mailbox enkele maanden na het opruimen en archiveren opnieuw vol, dan is een groter pakket eerlijker dan elke maand opruimen. De pakketten staan op hostingprijzen; wat er bij mail op uw eigen domein hoort, leest u op e-mailhosting. Loopt niet alleen uw mail maar uw hele hosting vol, lees dan wat er gebeurt als uw hosting vol zit.

Veelgemaakte fouten

• Berichten verwijderen en de prullenbak vergeten. Er komt dan geen byte vrij.
• POP3 op de telefoon en IMAP op de computer. De telefoon haalt mail weg of laat net alles staan, afhankelijk van één vinkje. Stel elk toestel op dezelfde manier in: zie e-mail instellen op uw iPhone of Android.

Veelgestelde vragen

Komt de geweigerde mail alsnog binnen als ik ruimte vrijmaak?

Enkel wanneer de weigering tijdelijk was en de server van de afzender het nog opnieuw probeert. Een bericht dat definitief teruggestuurd is, moet de afzender opnieuw versturen.

Waarom is mijn mailbox vol terwijl mijn postvak bijna leeg is?

Omdat alle mappen meetellen. Kijk naar de verzonden items, de prullenbak, de spammap, de concepten en de archiefmappen die u ooit zelf aanmaakte.

Hoe voorkom ik dat het opnieuw gebeurt?

Toont uw webmail of uw mailprogramma hoeveel ruimte in gebruik is, kijk daar dan af en toe naar en ruim op rond tachtig procent. Beter zelf tijdig ingrijpen dan een klant die zegt dat zijn mail terugkwam.

Lukt het niet?

Kunt u zich niet meer aanmelden bij de webmail of blijft de mailbox vol na het opruimen, laat het ons dan weten via contact, met het e-mailadres en de foutmelding die de afzender kreeg.