Mi buzón está lleno: ¿y ahora qué?

Un buzón lleno rechaza los mensajes nuevos: el remitente recibe un aviso de error con mailbox full o quota exceeded, y usted no nota nada. La forma más rápida de liberar espacio es vaciar primero la papelera y la carpeta de spam y, después, borrar o archivar en local los mensajes más pesados con adjuntos, tanto de la bandeja de entrada como de los enviados. En cuanto vuelve a haber sitio, el correo nuevo entra otra vez.

Cómo se nota que el buzón está lleno

• Al remitente le devuelven el mensaje. En ese aviso suele figurar 552 5.2.2 Mailbox full, Quota exceeded o User is over quota. Si el código empieza por 4, por ejemplo 452 4.2.2, el rechazo es temporal y el servidor que envía lo reintentará más tarde. Si empieza por 5, el mensaje se ha devuelto de forma definitiva.
• De repente deja de recibir correo, aunque enviar sigue funcionando.
• Su programa de correo ya no puede guardar nada. Guardar un borrador o dejar un mensaje en la carpeta de enviados falla, porque también eso ocupa espacio en el servidor.

Qué ocupa el espacio

• Los adjuntos. Un buzón de años no se llena por el texto, sino por lo que cuelga de él: facturas, fotos, presentaciones.
• Los enviados. Cada adjunto que usted mismo envió está ahí otra vez. Es una carpeta que casi nadie limpia.
• La papelera y el spam. Ambos cuentan mientras no se vacíen.
• Borradores y copias por IMAP. Todos sus dispositivos guardan en el servidor sus borradores y sus mensajes enviados.
• POP3 con copia en el servidor. Quien usa POP3 descarga el correo del servidor y no debería tener problemas, salvo que esté activada la opción de dejar una copia en el servidor. Es la causa más frecuente de un buzón lleno en alguien que creía que eso no podía pasarle.

Hacer limpieza en el webmail

Empiece por el webmail. Ahí trabaja directamente sobre el servidor, incluso cuando su programa de correo ya no quiere sincronizar.

1. Inicie sesión en el webmail con su dirección de correo completa y su contraseña.
2. Vacíe la papelera y la carpeta de spam.
3. Abra la bandeja de entrada y ordene por tamaño, con los mensajes más pesados arriba.
4. Guarde en su ordenador los adjuntos que todavía necesite y borre los mensajes.
5. Haga lo mismo en la carpeta de enviados.
6. Vacíe de nuevo la papelera. Los mensajes borrados pasan primero por ahí y hasta entonces siguen ocupando sitio.

Hacer limpieza en Outlook

1. Ordene la lista de mensajes por tamaño: haga clic, encima de la lista, en el criterio de orden actual, normalmente la fecha, y elija Tamaño.
2. En el Outlook clásico encontrará en Archivo, dentro de las herramientas, la opción Limpieza de buzón. Desde ahí busca todos los mensajes que superan un tamaño determinado.
3. Borre lo que sobre, también en Elementos enviados, y vacíe después la carpeta Elementos eliminados.

Hacer limpieza en Apple Mail

1. En el menú Visualización, elija Ordenar por y después Tamaño.
2. Borre los mensajes más pesados, también en el buzón de enviados.
3. En el menú Buzón, elija Borrar ítems eliminados y después Borrar correo no deseado.

Archivar en lugar de tirar

El correo antiguo que debe conservar no tiene por qué seguir en el servidor. Una carpeta de archivo dentro de su buzón habitual no ayuda: está igualmente en el servidor y cuenta. Una carpeta local sí.

• Outlook: cree un archivo de datos de Outlook (pst) y arrastre a él las carpetas o los años antiguos.
• Apple Mail: cree un buzón en En mi Mac y mueva ahí los mensajes.

Ese archivo local solo existe en su ordenador y no entra en la copia de seguridad de su alojamiento. Inclúyalo, por tanto, en la copia de seguridad de su ordenador. Acuerde también cuánto tiempo conserva el correo: guardarlo todo sin límite no es una estrategia.

Cuándo un plan mayor es el paso correcto

El espacio para su correo forma parte de su plan de alojamiento. Si unos meses después de limpiar y archivar el buzón vuelve a estar lleno, un plan mayor es más honesto que hacer limpieza cada mes. Los planes están en precios de hosting; lo que incluye el correo con su propio dominio lo encontrará en hosting de correo. Si no solo se llena el correo sino todo su alojamiento, lea qué ocurre cuando su alojamiento se llena.

Errores frecuentes

• Borrar mensajes y olvidarse de la papelera. No se libera ni un byte.
• POP3 en el teléfono e IMAP en el ordenador. El teléfono se lleva el correo o lo deja todo, según una sola casilla. Configure todos los dispositivos de la misma manera: vea cómo configurar el correo en su iPhone o Android.

Preguntas frecuentes

¿Llega el correo rechazado si libero espacio?

Solo si el rechazo fue temporal y el servidor del remitente sigue reintentándolo. Un mensaje devuelto de forma definitiva tiene que volver a enviarlo el remitente.

¿Por qué mi buzón está lleno si la bandeja de entrada está casi vacía?

Porque cuentan todas las carpetas. Mire los enviados, la papelera, el spam, los borradores y las carpetas de archivo que creó usted en su día.

¿Cómo evito que vuelva a pasar?

Si su webmail o su programa de correo muestran cuánto espacio está en uso, mírelo de vez en cuando y haga limpieza en torno al ochenta por ciento. Mejor actuar a tiempo que un cliente que le dice que su correo le fue devuelto.

¿No lo consigue?

Si ya no puede iniciar sesión en el webmail o el buzón sigue lleno después de limpiar, avísenos a través de contacto, con la dirección de correo y el aviso de error que recibió el remitente.