Umowa powierzenia przetwarzania dla Państwa hostingu w WWW4
Hosting jest z definicji przetwarzaniem danych osobowych: Państwa baza danych, pliki przesyłane przez odwiedzających, zawartość skrzynek pocztowych i logi serwera leżą fizycznie na naszych serwerach. RODO (art. 28) wymaga do tego pisemnej umowy między Państwem jako administratorem a JAAN bv jako podmiotem przetwarzającym. Ta umowa powierzenia jest bezpłatna i dostępna na życzenie, także zanim zostaną Państwo klientem.
Na tej stronie przeczytają Państwo, dlaczego jest potrzebna, co zawiera, jak ją zamówić i co poza tym regulują Państwo sami. Strona jest objaśnieniem; wiążąca jest wyłącznie podpisana umowa.
Dlaczego hosting jest zawsze przetwarzaniem
Formularz kontaktowy zapisuje imię i adres e-mail w Państwa bazie danych. Sklep internetowy przechowuje klientów, adresy i zamówienia. Skrzynka pocztowa zawiera korespondencję Państwa pracowników. A serwer WWW loguje adres IP każdego odwiedzającego. Wszystkie te dane nie leżą u Państwa w biurze, lecz na serwerze JAAN bv. Tym samym jesteśmy podmiotem przetwarzającym w rozumieniu RODO, a Państwo muszą mieć z nami umowę określającą, co możemy robić z tymi danymi, jak je zabezpieczamy i co się dzieje, gdy Państwo odchodzą.
Dotyczy to sklepu z tysiącem klientów tak samo jak stowarzyszenia z listą członków i trzema skrzynkami. Bez umowy powierzenia nie wykażą Państwo przy skardze lub kontroli, że prawidłowo zaangażowali dostawcę hostingu. To uchybienie obciąża Państwa jako administratora, nie nas.
Państwo: administrator
Państwo decydują, jakie dane zbierają strona i skrzynki, po co i jak długo je przechowują. Państwo dbają o podstawę prawną, politykę prywatności i odpowiedź dla osoby, która chce wglądu w swoje dane lub ich usunięcia. To, co Państwa CMS i wtyczki robią z danymi, leży w Państwa odpowiedzialności.
JAAN bv: podmiot przetwarzający
JAAN bv przechowuje Państwa pliki, bazę danych i skrzynki na swoich serwerach, utrzymuje ich dostępność, codziennie wykonuje kopię zapasową i loguje to, co konieczne do świadczenia i zabezpieczenia usługi. Nie do własnych celów i wyłącznie zgodnie z Państwa poleceniami. Nie zaglądamy do Państwa danych, chyba że poproszą nas Państwo o to w ramach wsparcia.
Co reguluje umowa
Umowa ma układ, jaki narzuca art. 28 RODO. Oto osiem elementów, prostym językiem i w odniesieniu do hostingu.
Przedmiot i czas trwania
Hosting Państwa strony (stron), baz danych i skrzynek pocztowych na serwerach JAAN bv, na czas trwania Państwa umowy hostingowej. Obejmuje także VPS lub serwer dedykowany.
Charakter i cel
Przechowywanie, utrzymywanie dostępności, kopie zapasowe i logowanie, wyłącznie w celu świadczenia usługi, którą Państwo zamawiają, i jej zabezpieczenia. Bez analizy, bez ponownego wykorzystania.
Kategorie danych i osób, których dane dotyczą
Wszystko, co sami Państwo umieszczają na serwerze: dane klientów i użytkowników w bazie, zgłoszenia z formularzy, przesłane pliki, zawartość skrzynek i adresy IP w logach serwera. Osoby, których dane dotyczą, to Państwa klienci, członkowie, pracownicy i odwiedzający. Państwo uzupełniają to, co ma zastosowanie w Państwa przypadku.
Środki bezpieczeństwa
Własne serwery w belgijskich centrach danych, codzienna kopia zapasowa plików i bazy danych, ochrona DDoS na poziomie sieci, utrzymanie strony serwerowej oraz osobne konta FTP i hasła do skrzynek dla każdej osoby. Pełna lista stanowi załącznik do umowy.
Podprocesorzy
Do usług pomocniczych mogą być zaangażowane inne firmy. Aktualna lista jest częścią umowy; nowy podprocesor jest angażowany wyłącznie po powiadomieniu Państwa, by mogli Państwo zgłosić sprzeciw.
Wsparcie przy żądaniach i naruszeniach
Gdy osoba, której dane dotyczą, prosi o wgląd lub usunięcie, to Państwo działają we własnym CMS-ie; jeśli potrzebują Państwo do tego czegoś z serwera, pomagamy. Naruszenie ochrony danych dotyczące Państwa danych zgłaszamy Państwu bez zbędnej zwłoki, z tym, co wiemy o jego charakterze i skali.
Zwrot lub usunięcie po zakończeniu
Pliki i bazę danych mogą Państwo do końca sami pobrać przez FTP i panel. Po zakończeniu usuwamy środowisko; kopie zapasowe wygasają po 14-dniowym okresie retencji. Tam, gdzie obowiązuje ustawowy obowiązek przechowywania, jest to zapisane w umowie.
Audyt
Mają Państwo prawo kontrolować przestrzeganie umowy. JAAN bv współpracuje w tym w sposób, który nie zakłóca świadczenia usług innym klientom na tych samych serwerach.
Tak zamawiają Państwo umowę powierzenia
Cztery kroki, bez działu prawnego. Proszę liczyć kilka dni roboczych od zamówienia do podpisanego egzemplarza.
Proszę zamówić ją przez formularz kontaktowy
Proszę podać nazwę firmy lub stowarzyszenia, numer rejestrowy, jeśli go Państwo mają, oraz adres e-mail osoby uprawnionej do podpisu. Nie są Państwo jeszcze klientem? Proszę to zaznaczyć; tekst mogą Państwo przejrzeć z góry.
Proszę przeczytać umowę
Otrzymają Państwo tekst z załącznikami (środki bezpieczeństwa i podprocesorzy) e-mailem. Proszę zwrócić uwagę zwłaszcza na kategorie danych: sklep z kontami klientów wpisze tam coś innego niż stowarzyszenie z listą członków.
Proszę zadać pytania przed podpisaniem
Niejasne, co dana klauzula oznacza w Państwa sytuacji? Proszę zadzwonić pod +32 9 328 03 83 lub odpowiedzieć na e-mail. Zmiany są do omówienia, o ile zachowują istotę art. 28.
Proszę podpisać i zachować egzemplarz przy rejestrze
Proszę podpisać, odesłać i dołączyć egzemplarz podpisany przez obie strony do rejestru czynności przetwarzania. Przy kontroli to właśnie ten dokument jest wymagany.
Co poza tym regulują Państwo sami
Umowa powierzenia obejmuje podmiot przetwarzający. Te punkty pozostają Państwa odpowiedzialnością i są potrzebne do prawidłowego wypełnienia umowy.
Wątpliwości co do podstawy prawnej przetwarzania lub okresu przechowywania? Na to pytanie odpowiada Państwa IOD lub doradca prawny. JAAN bv wyjaśnia, jak działa hosting, ale nie ocenia Państwa przetwarzania.
Dlaczego łańcuch w WWW4 jest krótki
Serwer, kopie zapasowe, poczta i pomoc techniczna są w samej JAAN bv, na własnym sprzęcie w belgijskich centrach danych. Nie ma pośredniego dostawcy hostingu ani warstwy wsparcia poza UE. To skraca umowę i upraszcza Państwa rejestr: jeden podmiot przetwarzający, jeden kraj, jeden punkt kontaktu.