Accordo sul trattamento dei dati per il tuo hosting presso WWW4
L'hosting è per definizione un trattamento di dati personali: il tuo database, gli upload dei tuoi visitatori, il contenuto delle tue caselle di posta e i log del server si trovano fisicamente sui nostri server. Il GDPR (articolo 28) richiede a tal fine un accordo scritto tra te come titolare del trattamento e JAAN bv come responsabile. Questo accordo è gratuito e disponibile su richiesta, anche prima che tu diventi cliente.
In questa pagina leggi perché ne hai bisogno, che cosa contiene, come richiederlo e che cosa devi regolare tu a parte. La pagina è una spiegazione; solo l'accordo firmato è vincolante.
Perché l'hosting è sempre un trattamento
Un modulo di contatto salva nome e indirizzo e-mail nel tuo database. Un e-commerce conserva clienti, indirizzi e ordini. Una casella di posta contiene la corrispondenza dei tuoi collaboratori. E il web server registra l'indirizzo IP di ogni visitatore. Tutti quei dati non sono nel tuo ufficio, ma su un server di JAAN bv. Questo ci rende responsabili del trattamento ai sensi del GDPR, e tu devi avere con noi un accordo che stabilisca che cosa possiamo fare con quei dati, come li proteggiamo e che cosa succede quando te ne vai.
Vale per un e-commerce con mille clienti quanto per un'associazione con un elenco soci e tre caselle di posta. Senza accordo sul trattamento dei dati, in caso di reclamo o controllo non puoi dimostrare di aver incaricato correttamente il tuo fornitore di hosting. Quella mancanza ricade su di te come titolare, non su di noi.
Tu: titolare del trattamento
Decidi tu quali dati raccolgono il tuo sito e le tue caselle di posta, perché e per quanto tempo li conservi. Ti occupi della base giuridica, dell'informativa sulla privacy e della risposta a chi vuole consultare o far cancellare i propri dati. Ciò che il tuo CMS e i tuoi plugin fanno con i dati rientra nella tua responsabilità.
JAAN bv: responsabile del trattamento
JAAN bv conserva i tuoi file, il tuo database e le tue caselle di posta sui propri server, li mantiene raggiungibili, ne fa un backup giornaliero e registra ciò che serve per fornire e proteggere il servizio. Non per finalità proprie, e solo secondo le tue istruzioni. Non guardiamo nei tuoi dati, a meno che tu non ce lo chieda per l'assistenza.
Che cosa regola l'accordo
L'accordo segue la struttura prescritta dall'articolo 28 GDPR. Queste sono le otto parti, in linguaggio semplice e applicate all'hosting.
Oggetto e durata
L'hosting del tuo sito o dei tuoi siti, dei database e delle caselle di posta sui server di JAAN bv, per la durata del tuo contratto di hosting. Vi rientrano anche un VPS o un server dedicato.
Natura e finalità
Archiviare, mantenere disponibile, eseguire backup e registrare log, esclusivamente per fornire il servizio che acquisti e per proteggerlo. Nessuna analisi, nessun riutilizzo.
Categorie di dati e di interessati
Tutto ciò che metti tu sul server: dati di clienti e utenti nel tuo database, invii da moduli, upload, il contenuto delle caselle di posta e gli indirizzi IP nei log del server. Gli interessati sono i tuoi clienti, soci, collaboratori e visitatori. Completi tu con ciò che si applica al tuo caso.
Misure di sicurezza
Server propri in data center belgi, backup giornaliero di file e database, protezione DDoS a livello di rete, manutenzione del lato server e account FTP e password delle caselle separati per persona. L'elenco completo è allegato all'accordo.
Sub-responsabili
Per servizi di supporto possono essere coinvolte altre aziende. L'elenco aggiornato fa parte dell'accordo; un nuovo sub-responsabile viene incaricato solo previa comunicazione a te, così puoi opporti.
Assistenza per richieste e violazioni dei dati
Se un interessato chiede l'accesso o la cancellazione, spetta a te agire nel tuo CMS; se per questo ti serve qualcosa dal server, ti aiutiamo noi. Una violazione che riguarda i tuoi dati te la comunichiamo senza ingiustificato ritardo, con ciò che sappiamo su natura e portata.
Restituzione o cancellazione alla fine
Fino alla fine puoi scaricare tu stesso i tuoi file e il tuo database via FTP e dal pannello di controllo. Al termine cancelliamo l'ambiente; i backup scadono dopo il loro periodo di conservazione di 14 giorni. Dove vige un obbligo legale di conservazione, è indicato nell'accordo.
Audit
Hai il diritto di verificare il rispetto dell'accordo. JAAN bv collabora in modo da non disturbare il servizio agli altri clienti sugli stessi server.
Come richiedere l'accordo sul trattamento dei dati
Quattro passaggi, nessun ufficio legale necessario. Conta alcuni giorni lavorativi tra la richiesta e la copia firmata.
Richiedilo tramite il modulo di contatto
Indica il nome della tua azienda o associazione, il tuo numero d'impresa se ne hai uno, e l'indirizzo e-mail di chi può firmare. Non sei ancora cliente? Dillo; puoi leggere il testo in anticipo.
Leggi l'accordo
Ricevi il testo con gli allegati (misure di sicurezza e sub-responsabili) per e-mail. Guarda soprattutto le categorie di dati: un e-commerce con account clienti compila quella parte in modo diverso da un'associazione con un elenco soci.
Poni le tue domande prima di firmare
Non è chiaro che cosa significhi una clausola per la tua situazione? Chiama il +32 9 328 03 83 o rispondi all'e-mail. Le modifiche si possono discutere purché rispettino l'essenza dell'articolo 28.
Firma e conserva la tua copia insieme al registro
Firma, rispedisci e archivia la copia firmata da entrambe le parti insieme al tuo registro dei trattamenti. In caso di controllo è il documento che viene richiesto.
Che cosa regoli tu a parte
Un accordo sul trattamento dei dati copre il responsabile. Questi punti restano una tua responsabilità, e ti servono per compilare correttamente l'accordo.
Hai dubbi sulla base giuridica di un trattamento o su un periodo di conservazione? A quella domanda risponde il tuo DPO o consulente legale. JAAN bv spiega come funziona l'hosting, ma non giudica il tuo trattamento.
Perché la catena presso WWW4 è corta
Server, backup, posta e assistenza sono tutti presso JAAN bv stessa, su hardware proprio in data center belgi. Non c'è un fornitore di hosting intermedio e nessun livello di assistenza fuori dall'UE. Questo rende l'accordo più breve e il tuo registro dei trattamenti più chiaro: un responsabile, un paese, un interlocutore.