Auftragsverarbeitungsvertrag für Ihr Hosting bei WWW4

Hosting ist per Definition Verarbeitung personenbezogener Daten: Ihre Datenbank, die Uploads Ihrer Besucher, der Inhalt Ihrer Mailboxen und die Serverlogs liegen physisch auf unseren Servern. Die DSGVO (Artikel 28) verlangt dafür einen schriftlichen Vertrag zwischen Ihnen als Verantwortlichem und JAAN bv als Auftragsverarbeiter. Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ist kostenlos und auf Anfrage erhältlich, auch bevor Sie Kunde sind.

Auf dieser Seite lesen Sie, warum Sie ihn brauchen, was darin steht, wie Sie ihn anfordern und was Sie darüber hinaus selbst regeln. Die Seite ist eine Erläuterung; bindend ist allein der unterzeichnete Vertrag.

Warum Hosting immer Verarbeitung ist

Ein Kontaktformular speichert Name und E-Mail-Adresse in Ihrer Datenbank. Ein Onlineshop führt Kunden, Adressen und Bestellungen. Eine Mailbox enthält die Korrespondenz Ihrer Mitarbeiter. Und der Webserver protokolliert die IP-Adresse jedes Besuchers. All diese Daten liegen nicht bei Ihnen im Büro, sondern auf einem Server von JAAN bv. Damit sind wir Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO, und Sie brauchen mit uns einen Vertrag, der festlegt, was wir mit diesen Daten tun dürfen, wie wir sie schützen und was passiert, wenn Sie gehen.

Das gilt für einen Onlineshop mit tausend Kunden genauso wie für einen Verein mit einer Mitgliederliste und drei Mailboxen. Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag können Sie bei einer Beschwerde oder einer Prüfung nicht nachweisen, dass Sie Ihren Hostinganbieter korrekt eingebunden haben. Dieses Versäumnis liegt bei Ihnen als Verantwortlichem, nicht bei uns.

Sie: Verantwortlicher

Sie bestimmen, welche Daten Ihre Website und Ihre Mailboxen erheben, warum, und wie lange Sie sie aufbewahren. Sie sorgen für die Rechtsgrundlage, die Datenschutzerklärung und die Antwort an alle, die ihre Daten einsehen oder löschen lassen möchten. Was Ihr CMS und Ihre Plugins mit Daten tun, fällt in Ihre Verantwortung.

JAAN bv: Auftragsverarbeiter

JAAN bv speichert Ihre Dateien, Datenbank und Mailboxen auf seinen Servern, hält sie erreichbar, erstellt täglich ein Backup davon und protokolliert, was nötig ist, um den Dienst zu erbringen und abzusichern. Nicht für eigene Zwecke, und nur nach Ihren Weisungen. Wir schauen nicht in Ihre Daten, es sei denn, Sie bitten uns für den Support darum.

Was der Vertrag regelt

Der Vertrag folgt dem Aufbau, den Artikel 28 DSGVO vorschreibt. Das sind die acht Bestandteile, in verständlicher Sprache und auf Hosting angewandt.

1

Gegenstand und Dauer

Das Hosting Ihrer Website(s), Datenbanken und Mailboxen auf den Servern von JAAN bv, für die Laufzeit Ihres Hostingvertrags. Auch ein VPS oder ein Dedicated Server fällt darunter.

2

Art und Zweck

Speichern, verfügbar halten, sichern und protokollieren, ausschließlich um den Dienst zu erbringen, den Sie beziehen, und um ihn abzusichern. Keine Analyse, keine Weiterverwendung.

3

Kategorien von Daten und Betroffenen

Alles, was Sie selbst auf den Server legen: Kunden- und Benutzerdaten in Ihrer Datenbank, Formulareingaben, Uploads, der Inhalt von Mailboxen und IP-Adressen in den Serverlogs. Betroffene sind Ihre Kunden, Mitglieder, Mitarbeiter und Besucher. Sie ergänzen, was für Sie zutrifft.

4

Sicherheitsmaßnahmen

Eigene Server in belgischen Rechenzentren, tägliches Backup von Dateien und Datenbank, DDoS-Schutz auf Netzwerkebene, Wartung der Serverseite sowie separate FTP-Konten und Mailbox-Passwörter pro Person. Die vollständige Liste liegt dem Vertrag als Anlage bei.

5

Unterauftragsverarbeiter

Für unterstützende Dienste können andere Unternehmen beteiligt sein. Die aktuelle Liste ist Teil des Vertrags; ein neuer Unterauftragsverarbeiter wird nur mit Mitteilung an Sie eingebunden, sodass Sie Einspruch erheben können.

6

Unterstützung bei Anfragen und Datenpannen

Bittet ein Betroffener um Auskunft oder Löschung, sind Sie in Ihrem eigenen CMS am Zug; brauchen Sie dafür etwas vom Server, helfen wir. Eine Datenpanne, die Ihre Daten betrifft, melden wir Ihnen ohne unangemessene Verzögerung, mit dem, was wir über Art und Umfang wissen.

7

Rückgabe oder Löschung am Ende

Ihre Dateien und Datenbank können Sie bis zum Ende selbst per FTP und über das Control Panel herunterladen. Nach Ablauf löschen wir die Umgebung; Backups verfallen nach ihrer Aufbewahrungsfrist von 14 Tagen. Wo eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt, steht das im Vertrag.

8

Audit

Sie haben das Recht, die Einhaltung zu überprüfen. JAAN bv wirkt daran auf eine Weise mit, die die Dienstleistung für andere Kunden auf denselben Servern nicht stört.

So fordern Sie den Auftragsverarbeitungsvertrag an

Vier Schritte, keine Rechtsabteilung nötig. Rechnen Sie mit einigen Werktagen zwischen der Anfrage und dem unterzeichneten Exemplar.

1

Fordern Sie ihn über das Kontaktformular an

Nennen Sie Ihren Unternehmens- oder Vereinsnamen, Ihre Unternehmensnummer, falls Sie eine haben, und die E-Mail-Adresse der unterzeichnungsberechtigten Person. Noch kein Kunde? Sagen Sie das dazu; Sie dürfen den Text vorab einsehen.

2

Lesen Sie den Vertrag durch

Sie erhalten den Text mit den Anlagen (Sicherheitsmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter) per E-Mail. Achten Sie vor allem auf die Datenkategorien: Ein Onlineshop mit Kundenkonten trägt dort etwas anderes ein als ein Verein mit einer Mitgliederliste.

3

Stellen Sie Ihre Fragen, bevor Sie unterzeichnen

Unklar, was eine Klausel für Ihre Situation bedeutet? Rufen Sie +32 9 328 03 83 an oder antworten Sie auf die E-Mail. Anpassungen sind verhandelbar, solange sie den Kern von Artikel 28 respektieren.

4

Unterzeichnen und Ihr Exemplar beim Verzeichnis aufbewahren

Unterzeichnen, zurückschicken und das von beiden Parteien unterzeichnete Exemplar zu Ihrem Verarbeitungsverzeichnis legen. Bei einer Prüfung ist das das Dokument, nach dem gefragt wird.

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Was Sie darüber hinaus selbst regeln

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag deckt den Auftragsverarbeiter ab. Diese Punkte bleiben Ihre Verantwortung, und Sie brauchen sie, um den Vertrag korrekt auszufüllen.

1 Verarbeitungsverzeichnis: Nehmen Sie das Hosting bei JAAN bv (Belgien) als Verarbeitung auf, mit Zweck, Datenkategorien und Aufbewahrungsfrist.
2 Datenschutzerklärung: Geben Sie an, dass Ihre Website und E-Mails bei einem Auftragsverarbeiter in Belgien gehostet werden, und was Ihre Formulare und Cookies erheben.
3 Zugang pro Person: ein eigenes FTP-Konto pro Webentwickler, eine eigene Mailbox pro Mitarbeiter, und das Login des Control Panels bei einer verantwortlichen Person. So entziehen Sie Zugänge, ohne Passwörter herumschicken zu müssen.
4 Aufbewahrungsfristen in Ihrem CMS: Legen Sie fest, wie lange Formulareingaben, alte Konten und Bestelldaten stehen bleiben, und räumen Sie auf, was diese Frist überschreitet. Der Server bewahrt, was Sie darauf liegen lassen.

Zweifeln Sie an der Rechtsgrundlage einer Verarbeitung oder an einer Aufbewahrungsfrist? Diese Frage beantwortet Ihr Datenschutzbeauftragter oder Rechtsberater. JAAN bv erklärt, wie das Hosting funktioniert, urteilt aber nicht über Ihre Verarbeitung.

Warum die Kette bei WWW4 kurz ist

Server, Backup, Mail und Support liegen bei JAAN bv selbst, auf eigener Hardware in belgischen Rechenzentren. Es gibt keinen zwischengeschalteten Hostinganbieter und keine Supportebene außerhalb der EU. Das macht den Vertrag kürzer und Ihr Verarbeitungsverzeichnis übersichtlicher: ein Auftragsverarbeiter, ein Land, ein Ansprechpartner.

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Häufige Fragen

Sobald Ihre Website oder Ihre Postfächer personenbezogene Daten enthalten, ja. Ein Kontaktformular, eine Newsletter-Anmeldung, ein Kundenkonto oder einfach die Korrespondenz in einem Postfach genügt schon. Nur eine statische Website ohne Formulare und ohne E-Mail auf der Domain fällt nicht darunter, und das kommt selten vor.
Nein. Der Vertrag ist kostenlos und gehört zum Service. Sie fordern ihn über das Kontaktformular an und erhalten den Text mit den Anlagen per E-Mail.
Ja. Sagen Sie bei Ihrer Anfrage, dass Sie noch kein Kunde sind, dann erhalten Sie den Text zum Nachlesen. So können Sie den Vertrag in Ihre Entscheidung einbeziehen, statt ihn im Nachhinein regeln zu müssen.
Ja. Die DSGVO unterscheidet nicht nach Größe: Eine Mitgliederliste in einer Datenbank und drei Postfächer sind ebenso personenbezogene Daten. Der Vertrag ist derselbe wie für ein Unternehmen und kostet auch einen Verein nichts.
Sie sind der Verantwortliche: Sie bestimmen, welche Daten Ihre Website und Ihre Postfächer erfassen, warum und wie lange. JAAN bv ist Auftragsverarbeiter: Wir speichern diese Daten auf unseren Servern, halten sie erreichbar und erstellen Backups davon, ausschließlich, um das Hosting zu erbringen.
Nein. Der Vertrag deckt ab, was JAAN bv tut: den Server, die Speicherung, die Backups und die E-Mail. Was Ihr WordPress, Joomla oder Onlineshop und die zugehörigen Plugins mit Daten tun, liegt in Ihrer Verantwortung als Verantwortlicher. Nutzt ein Plugin einen externen Dienst, ist das ein separater Auftragsverarbeiter, den Sie selbst regeln müssen.
Bis zum Vertragsende können Sie Ihre Dateien und Ihre Datenbank selbst per FTP und über das Control Panel herunterladen. Danach löschen wir die Umgebung; die täglichen Backups laufen nach ihrer Aufbewahrungsfrist von 14 Tagen ab. Wo eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt, steht das im Vertrag.
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