Verwerkersovereenkomst voor uw hosting bij WWW4
Hosting is per definitie verwerking van persoonsgegevens: uw databank, de uploads van uw bezoekers, de inhoud van uw mailboxen en de serverlogs staan fysiek op onze servers. De AVG (artikel 28) vraagt daarvoor een schriftelijke overeenkomst tussen u als verwerkingsverantwoordelijke en JAAN bv als verwerker. Die verwerkersovereenkomst is gratis en op aanvraag beschikbaar, ook vóór u klant bent.
Op deze pagina leest u waarom u ze nodig hebt, wat erin staat, hoe u ze aanvraagt en wat u daarnaast zelf regelt. De pagina is een toelichting; enkel de ondertekende overeenkomst is bindend.
Waarom hosting altijd verwerking is
Een contactformulier bewaart naam en e-mailadres in uw databank. Een webshop houdt klanten, adressen en bestellingen bij. Een mailbox bevat de correspondentie van uw medewerkers. En de webserver logt het IP-adres van elke bezoeker. Al die gegevens staan niet bij u op kantoor, maar op een server van JAAN bv. Daarmee zijn wij verwerker in de zin van de AVG, en moet u met ons een overeenkomst hebben die vastlegt wat wij met die gegevens mogen doen, hoe we ze beveiligen en wat er gebeurt als u vertrekt.
Dat geldt voor een webshop met duizend klanten net zo goed als voor een vereniging met een ledenlijst en drie mailboxen. Zonder verwerkersovereenkomst kunt u bij een klacht of een controle niet aantonen dat u uw hostingpartij correct hebt ingeschakeld. Die tekortkoming ligt bij u als verantwoordelijke, niet bij ons.
U: verwerkingsverantwoordelijke
U bepaalt welke gegevens uw website en mailboxen verzamelen, waarom, en hoelang u ze bewaart. U zorgt voor de grondslag, de privacyverklaring en het antwoord aan wie zijn gegevens wil inzien of laten wissen. Wat uw CMS en uw plugins met gegevens doen, valt onder uw verantwoordelijkheid.
JAAN bv: verwerker
JAAN bv bewaart uw bestanden, databank en mailboxen op zijn servers, houdt ze bereikbaar, maakt er dagelijks een back-up van en logt wat nodig is om de dienst te leveren en te beveiligen. Niet voor eigen doeleinden, en enkel volgens uw instructies. We kijken niet in uw gegevens, tenzij u ons dat voor support vraagt.
Wat de overeenkomst regelt
De overeenkomst volgt de opbouw die artikel 28 AVG voorschrijft. Dit zijn de acht onderdelen, in gewone taal en toegepast op hosting.
Onderwerp en duur
Het hosten van uw website(s), databanken en mailboxen op de servers van JAAN bv, voor de looptijd van uw hostingcontract. Ook een VPS of een dedicated server valt eronder.
Aard en doel
Opslaan, beschikbaar houden, back-uppen en loggen, uitsluitend om de dienst te leveren die u afneemt en om ze te beveiligen. Geen analyse, geen hergebruik.
Categorieën gegevens en betrokkenen
Alles wat u zelf op de server zet: klant- en gebruikersgegevens in uw databank, formulierinzendingen, uploads, de inhoud van mailboxen en IP-adressen in de serverlogs. Betrokkenen zijn uw klanten, leden, medewerkers en bezoekers. U vult aan wat voor u van toepassing is.
Beveiligingsmaatregelen
Eigen servers in Belgische datacenters, dagelijkse back-up van bestanden en database, DDoS-bescherming op netwerkniveau, onderhoud van de serverkant en aparte FTP-accounts en mailboxwachtwoorden per persoon. De volledige lijst staat als bijlage bij de overeenkomst.
Sub-verwerkers
Voor ondersteunende diensten kunnen andere bedrijven betrokken zijn. De actuele lijst maakt deel uit van de overeenkomst; een nieuwe sub-verwerker wordt enkel ingeschakeld met kennisgeving aan u, zodat u bezwaar kunt maken.
Bijstand bij verzoeken en datalekken
Vraagt een betrokkene om inzage of wissing, dan bent u aan zet in uw eigen CMS; hebt u daarbij iets van de server nodig, dan helpen wij. Een datalek dat uw gegevens raakt, melden we u zonder onredelijke vertraging, met wat we weten over aard en omvang.
Teruggave of verwijdering bij het einde
Uw bestanden en databank kunt u tot het einde zelf downloaden via FTP en het controlepaneel. Na afloop verwijderen we de omgeving; back-ups verlopen na hun bewaartermijn van 14 dagen. Waar een wettelijke bewaarplicht geldt, staat dat in de overeenkomst.
Audit
U hebt het recht om de naleving te controleren. JAAN bv werkt daaraan mee op een manier die de dienstverlening aan andere klanten op dezelfde servers niet verstoort.
Zo vraagt u de verwerkersovereenkomst aan
Vier stappen, geen juridische afdeling nodig. Reken op enkele werkdagen tussen de aanvraag en het ondertekende exemplaar.
Vraag ze aan via het contactformulier
Vermeld uw bedrijfs- of verenigingsnaam, uw ondernemingsnummer als u er een hebt, en het e-mailadres van wie mag ondertekenen. Nog geen klant? Zeg dat erbij; u mag de tekst vooraf inzien.
Lees de overeenkomst na
U ontvangt de tekst met de bijlagen (beveiligingsmaatregelen en sub-verwerkers) per e-mail. Kijk vooral naar de categorieën gegevens: een webshop met klantaccounts vult daar iets anders in dan een vereniging met een ledenlijst.
Stel uw vragen vóór u tekent
Onduidelijk wat een clausule voor uw situatie betekent? Bel +32 9 328 03 83 of antwoord op de e-mail. Aanpassingen zijn bespreekbaar zolang ze de kern van artikel 28 respecteren.
Onderteken en bewaar uw exemplaar bij uw register
Onderteken, stuur terug en leg het door beide partijen getekende exemplaar bij uw verwerkingsregister. Bij een controle is dat het document waar men naar vraagt.
Wat u daarnaast zelf regelt
Een verwerkersovereenkomst dekt de verwerker. Deze punten blijven uw verantwoordelijkheid, en u hebt ze nodig om de overeenkomst correct in te vullen.
Twijfelt u over de grondslag van een verwerking of over een bewaartermijn? Die vraag beantwoordt uw DPO of juridisch adviseur. JAAN bv legt uit hoe de hosting werkt, maar oordeelt niet over uw verwerking.
Waarom de keten bij WWW4 kort is
Server, back-up, mail en support zitten bij JAAN bv zelf, op eigen hardware in Belgische datacenters. Er is geen tussenliggende hostingpartij en geen supportlaag buiten de EU. Dat maakt de overeenkomst korter en uw verwerkingsregister overzichtelijker: één verwerker, één land, één aanspreekpunt.