Contrato de encargado del tratamiento para su alojamiento en WWW4
El alojamiento es, por definición, tratamiento de datos personales: su base de datos, las subidas de sus visitantes, el contenido de sus buzones y los registros del servidor están físicamente en nuestros servidores. El RGPD (artículo 28) exige para ello un contrato escrito entre usted como responsable del tratamiento y JAAN bv como encargado. Ese contrato es gratuito y está disponible a petición, también antes de ser cliente.
En esta página lee por qué lo necesita, qué contiene, cómo lo solicita y qué tiene que regular usted además. La página es una explicación; solo el contrato firmado es vinculante.
Por qué el alojamiento siempre es tratamiento
Un formulario de contacto guarda nombre y dirección de correo en su base de datos. Una tienda online conserva clientes, direcciones y pedidos. Un buzón contiene la correspondencia de sus empleados. Y el servidor web registra la dirección IP de cada visitante. Todos esos datos no están en su oficina, sino en un servidor de JAAN bv. Con ello somos encargado del tratamiento en el sentido del RGPD, y usted debe tener con nosotros un contrato que fije qué podemos hacer con esos datos, cómo los protegemos y qué ocurre cuando se marcha.
Eso vale tanto para una tienda online con mil clientes como para una asociación con una lista de socios y tres buzones. Sin contrato de encargado del tratamiento, ante una reclamación o una inspección no puede demostrar que ha contratado correctamente a su proveedor de alojamiento. Esa carencia recae en usted como responsable, no en nosotros.
Usted: responsable del tratamiento
Usted decide qué datos recogen su sitio web y sus buzones, por qué y durante cuánto tiempo los conserva. Usted se ocupa de la base jurídica, de la política de privacidad y de la respuesta a quien quiere consultar o borrar sus datos. Lo que hacen su CMS y sus plugins con los datos es responsabilidad suya.
JAAN bv: encargado del tratamiento
JAAN bv guarda sus archivos, su base de datos y sus buzones en sus servidores, los mantiene accesibles, hace de ellos una copia de seguridad diaria y registra lo necesario para prestar y proteger el servicio. No para fines propios, y solo siguiendo sus instrucciones. No miramos en sus datos, salvo que nos lo pida para el soporte.
Qué regula el contrato
El contrato sigue la estructura que prescribe el artículo 28 del RGPD. Estos son los ocho apartados, en lenguaje llano y aplicados al alojamiento.
Objeto y duración
El alojamiento de su(s) sitio(s) web, bases de datos y buzones en los servidores de JAAN bv, durante la vigencia de su contrato de alojamiento. También un VPS o un servidor dedicado quedan cubiertos.
Naturaleza y finalidad
Almacenar, mantener disponible, hacer copias de seguridad y registrar, exclusivamente para prestar el servicio que contrata y para protegerlo. Sin análisis, sin reutilización.
Categorías de datos e interesados
Todo lo que usted mismo pone en el servidor: datos de clientes y usuarios en su base de datos, envíos de formularios, subidas, el contenido de los buzones y direcciones IP en los registros del servidor. Los interesados son sus clientes, socios, empleados y visitantes. Usted completa lo que le sea aplicable.
Medidas de seguridad
Servidores propios en centros de datos belgas, copia de seguridad diaria de archivos y base de datos, protección DDoS a nivel de red, mantenimiento de la parte del servidor y cuentas FTP y contraseñas de buzón separadas por persona. La lista completa figura como anexo del contrato.
Subencargados
Para servicios auxiliares pueden intervenir otras empresas. La lista actualizada forma parte del contrato; un nuevo subencargado solo se incorpora previa notificación a usted, para que pueda oponerse.
Asistencia ante solicitudes y violaciones de datos
Si un interesado pide acceso o supresión, le toca actuar a usted en su propio CMS; si para ello necesita algo del servidor, le ayudamos. Una violación de datos que afecte a sus datos se la comunicamos sin dilación indebida, con lo que sepamos sobre su naturaleza y alcance.
Devolución o supresión al finalizar
Sus archivos y su base de datos puede descargarlos usted mismo hasta el final mediante FTP y el panel de control. Al término, eliminamos el entorno; las copias de seguridad expiran tras su plazo de conservación de 14 días. Cuando exista una obligación legal de conservación, consta en el contrato.
Auditoría
Tiene derecho a comprobar el cumplimiento. JAAN bv colabora en ello de una forma que no perturbe el servicio a los demás clientes de los mismos servidores.
Así solicita el contrato de encargado del tratamiento
Cuatro pasos, sin necesidad de departamento jurídico. Cuente con algunos días laborables entre la solicitud y el ejemplar firmado.
Solicítelo a través del formulario de contacto
Indique el nombre de su empresa o asociación, su número de empresa si lo tiene, y la dirección de correo de quien está autorizado a firmar. ¿Todavía no es cliente? Dígalo también; puede consultar el texto de antemano.
Lea el contrato
Recibe el texto con los anexos (medidas de seguridad y subencargados) por correo electrónico. Fíjese sobre todo en las categorías de datos: una tienda online con cuentas de cliente rellena ahí algo distinto que una asociación con una lista de socios.
Plantee sus preguntas antes de firmar
¿No tiene claro qué significa una cláusula para su situación? Llame al +32 9 328 03 83 o responda al correo. Los ajustes son negociables siempre que respeten la esencia del artículo 28.
Firme y guarde su ejemplar junto a su registro
Firme, devuélvalo y archive el ejemplar firmado por ambas partes junto a su registro de actividades de tratamiento. En una inspección, ese es el documento que le pedirán.
Qué tiene que regular usted además
Un contrato de encargado del tratamiento cubre al encargado. Estos puntos siguen siendo responsabilidad suya, y los necesita para rellenar correctamente el contrato.
¿Duda sobre la base jurídica de un tratamiento o sobre un plazo de conservación? Esa pregunta la responde su DPO o asesor jurídico. JAAN bv explica cómo funciona el alojamiento, pero no juzga su tratamiento.
Por qué la cadena en WWW4 es corta
Servidor, copia de seguridad, correo y soporte están en la propia JAAN bv, en hardware propio en centros de datos belgas. No hay ningún proveedor de alojamiento intermedio ni ninguna capa de soporte fuera de la UE. Eso hace el contrato más corto y su registro de actividades de tratamiento más claro: un encargado, un país, un interlocutor.