Contrat de sous-traitance pour votre hébergement chez WWW4
L'hébergement est par définition un traitement de données personnelles : votre base de données, les fichiers envoyés par vos visiteurs, le contenu de vos boîtes mail et les journaux du serveur se trouvent physiquement sur nos serveurs. Le RGPD (article 28) exige pour cela un contrat écrit entre vous, responsable du traitement, et JAAN bv, sous-traitant. Ce contrat de sous-traitance est gratuit et disponible sur demande, même avant que vous soyez client.
Sur cette page, vous lisez pourquoi vous en avez besoin, ce qu'il contient, comment le demander et ce que vous réglez par ailleurs vous-même. Cette page est une explication ; seul le contrat signé est contraignant.
Pourquoi l'hébergement est toujours un traitement
Un formulaire de contact enregistre un nom et une adresse e-mail dans votre base de données. Une boutique en ligne conserve des clients, des adresses et des commandes. Une boîte mail contient la correspondance de vos collaborateurs. Et le serveur web journalise l'adresse IP de chaque visiteur. Toutes ces données ne se trouvent pas dans vos bureaux, mais sur un serveur de JAAN bv. Nous sommes donc sous-traitant au sens du RGPD, et vous devez avoir avec nous un contrat qui fixe ce que nous pouvons faire de ces données, comment nous les protégeons et ce qui se passe si vous partez.
Cela vaut autant pour une boutique en ligne avec mille clients que pour une association avec une liste de membres et trois boîtes mail. Sans contrat de sous-traitance, vous ne pouvez pas démontrer, en cas de plainte ou de contrôle, que vous avez correctement engagé votre hébergeur. Ce manquement vous incombe en tant que responsable, pas à nous.
Vous : responsable du traitement
Vous déterminez quelles données votre site et vos boîtes mail collectent, pourquoi, et combien de temps vous les conservez. Vous assurez la base juridique, la déclaration de confidentialité et la réponse à qui veut consulter ou faire effacer ses données. Ce que votre CMS et vos plugins font des données relève de votre responsabilité.
JAAN bv : sous-traitant
JAAN bv conserve vos fichiers, votre base de données et vos boîtes mail sur ses serveurs, les garde accessibles, en fait une sauvegarde quotidienne et journalise ce qui est nécessaire pour fournir et sécuriser le service. Pas pour ses propres fins, et uniquement selon vos instructions. Nous ne regardons pas dans vos données, sauf si vous nous le demandez pour le support.
Ce que le contrat règle
Le contrat suit la structure prescrite par l'article 28 du RGPD. Voici les huit volets, en langage courant et appliqués à l'hébergement.
Objet et durée
L'hébergement de votre ou vos sites, bases de données et boîtes mail sur les serveurs de JAAN bv, pour la durée de votre contrat d'hébergement. Un VPS ou un serveur dédié en relève également.
Nature et finalité
Stocker, garder disponible, sauvegarder et journaliser, exclusivement pour fournir le service que vous achetez et pour le sécuriser. Aucune analyse, aucune réutilisation.
Catégories de données et de personnes concernées
Tout ce que vous placez vous-même sur le serveur : données de clients et d'utilisateurs dans votre base de données, envois de formulaires, fichiers téléversés, contenu des boîtes mail et adresses IP dans les journaux du serveur. Les personnes concernées sont vos clients, membres, collaborateurs et visiteurs. Vous complétez ce qui s'applique à vous.
Mesures de sécurité
Nos propres serveurs dans des datacenters belges, sauvegarde quotidienne des fichiers et de la base de données, protection DDoS au niveau du réseau, entretien du côté serveur et comptes FTP et mots de passe de boîte mail distincts par personne. La liste complète figure en annexe du contrat.
Sous-traitants ultérieurs
Pour des services de soutien, d'autres entreprises peuvent intervenir. La liste actuelle fait partie du contrat ; un nouveau sous-traitant ultérieur n'est engagé qu'après notification, pour que vous puissiez vous y opposer.
Assistance pour les demandes et les violations de données
Si une personne concernée demande l'accès ou l'effacement, c'est à vous d'agir dans votre propre CMS ; s'il vous faut pour cela quelque chose du serveur, nous vous aidons. Une violation de données qui touche vos données vous est notifiée sans retard injustifié, avec ce que nous savons de sa nature et de son ampleur.
Restitution ou suppression à la fin
Vous pouvez télécharger vous-même vos fichiers et votre base de données jusqu'à la fin, via FTP et le panneau de contrôle. Ensuite, nous supprimons l'environnement ; les sauvegardes expirent après leur délai de conservation de 14 jours. Lorsqu'une obligation légale de conservation s'applique, le contrat le précise.
Audit
Vous avez le droit de contrôler le respect du contrat. JAAN bv y collabore d'une manière qui ne perturbe pas le service aux autres clients hébergés sur les mêmes serveurs.
Comment demander le contrat de sous-traitance
Quatre étapes, sans service juridique nécessaire. Comptez quelques jours ouvrables entre la demande et l'exemplaire signé.
Demandez-le via le formulaire de contact
Indiquez le nom de votre entreprise ou association, votre numéro d'entreprise si vous en avez un, et l'adresse e-mail de la personne habilitée à signer. Pas encore client ? Précisez-le ; vous pouvez consulter le texte au préalable.
Relisez le contrat
Vous recevez le texte avec ses annexes (mesures de sécurité et sous-traitants ultérieurs) par e-mail. Regardez surtout les catégories de données : une boutique en ligne avec comptes clients n'y inscrit pas la même chose qu'une association avec une liste de membres.
Posez vos questions avant de signer
Une clause n'est pas claire pour votre situation ? Appelez le +32 9 328 03 83 ou répondez à l'e-mail. Des adaptations sont négociables tant qu'elles respectent l'essence de l'article 28.
Signez et classez votre exemplaire dans votre registre
Signez, renvoyez et joignez l'exemplaire signé par les deux parties à votre registre des traitements. En cas de contrôle, c'est le document que l'on vous demande.
Ce que vous réglez par ailleurs vous-même
Un contrat de sous-traitance couvre le sous-traitant. Ces points restent de votre responsabilité, et vous en avez besoin pour compléter correctement le contrat.
Vous hésitez sur la base juridique d'un traitement ou sur un délai de conservation ? C'est votre DPO ou conseiller juridique qui répond à cette question. JAAN bv explique comment fonctionne l'hébergement, mais ne se prononce pas sur votre traitement.
Pourquoi la chaîne est courte chez WWW4
Serveur, sauvegarde, e-mail et support sont chez JAAN bv même, sur notre propre matériel dans des datacenters belges. Il n'y a pas d'hébergeur intermédiaire ni de couche de support hors UE. Cela rend le contrat plus court et votre registre des traitements plus lisible : un sous-traitant, un pays, un interlocuteur.