Automatyczna odpowiedź, która nie irytuje

Wiadomość o nieobecności jest przydatna, ale ustawienie domyślne często daje dokładnie odwrotny efekt.

Użyteczna treść

Do kiedy Państwa nie ma i do kogo można się w tym czasie zwrócić — z nazwiskiem i adresem, a nie tylko „do współpracownika”.

Tylko do znanych nadawców

Jeśli używają Państwo publicznego adresu, lepiej nie odpowiadać na pocztę spoza organizacji. Inaczej odpowiedź trafi także do nadawców newsletterów i spamu, a to drugie potwierdza, że adres jest aktywny.

Jedna odpowiedź na nadawcę

Większość systemów robi to sama. Jeśli ta opcja jest wyłączona, ktoś, z kim prowadzą Państwo korespondencję, dostaje tę samą odpowiedź przy każdej wiadomości.

Data zakończenia

Wiadomość o nieobecności, która działa jeszcze trzy tygodnie po powrocie, to klasyka. Proszę ustawić datę zakończenia, zamiast wyłączać ją ręcznie.

Adresy funkcyjne

Na wspólnym adresie, takim jak info@, nie powinno być osobistej wiadomości o nieobecności.